Qui sont mes contacts
La section « Contacts » vous permet de gérer toutes les informations sur vos personnes ressources.
Importez des contacts à partir d'un fichier CSV
Vous pouvez téléverser un fichier .cvs pour importer vos contacts à Momenteo. Votre fichier doit au moins contenir le nom de votre contact et le nom de son entreprise.
- Rendez-vous sur « Paramètres » en haut à droite de votre écran. Cliquez sur « Compte ».
- Rendez-vous à la section « Importation de données ».
- Cliquez sur « Choisir un fichier» pour sélectionner le fichier depuis votre ordinateur.
- Cliquez sur le champ « Nom du contact » et sélectionnez le « Nom du client » de votre premier contact.
- Cliquez sur « Importez les contacts ». Vos contacts seront ajoutés à votre liste de Contacts et seront affichés sur l’écran.
Ajouter un contact
Il est facile d’ajouter en tout temps un contact.
- Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le symbole + « Ajouter un nouveau contact » en haut à droite de votre page.
- Inscrivez le Nom complet du contact et l’Adresse électronique principale.
- Cliquez sur « Créer ».
- Vous serez redirigé vers la Fiche du contact nouvellement créée.
- Vous pourrez modifier ou ajouter des informations à la fiche au besoin: Informations générales, Informations de facturation, Paramètres, et Coordonnées.
Quelles autres informations puis-je trouver dans la Fiche du contact
Dans la Fiche du contact, vous pouvez également trouver un sommaire des informations suivantes: Informations, Notes, Devis, Factures, Dépenses, Déplacements, État de compte, Crédits et Éléments de facturation.
Modifier le nom d’un contact
- Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, section Informations générales, cliquez sur « Modifier ».
- Modifiez le Nom complet du contact.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Ajouter ou modifier l’adresse électronique de facturation d’un contact
- Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, section Informations générales, cliquez sur « Modifier ».
- Modifiez l’Adresse électronique principale.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Ajouter ou modifier la personne à l’attention de qui les factures sont envoyées
- Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, section Informations de facturation, cliquez sur « Modifier ».
- Modifiez le nom de la personne dans la ligne Envoyer les factures à l'attention de.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Ajouter les coordonnées d’un contact
Momenteo vous offre la possibilité d’inscrire des coordonnées dans les fiches de vos contacts : Téléphone, Mobile, Courriel ou Télécopieur. Ainsi, vous avez toutes les informations requises sur vos contacts en un seul endroit!
- Pour ajouter des coordonnées: Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, section Coordonnées, cliquez sur « Modifier ».
- Sélectionnez le type de coordonnées que vous souhaitez ajouter dans la liste déroulante (Téléphone, Mobile, Courriel, Télécopieur ou URL).
- Inscrivez la coordonnée dans la boîte texte.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Je travaille avec un client dans une autre langue. Comment procéder ?
- Rendez-vous dans vos contacts et sélectionnez la fiche du client en question.
- Dans les paramètres, modifiez la langue à utiliser dans les communications.
Je facture à plusieurs départements chez un même client. Est-ce possible de les diviser ?
Cette fonction n’est pas encore disponible. Il sera plus simple pour le moment de créer une fiche de contact pour chacune des entités distinctes.
Modifier la langue d'un contact
Momenteo vous permet de sélectionner la langue dans laquelle vous désirez que votre contact reçoive ses factures. Notez que si vous sélectionnez une langue différente de votre propre langue par défaut, les factures en mode édition seront toujours affichées dans votre langue à vous. Vous pourrez visualiser les factures dans la langue de votre client simplement sur la facture finale, soit en la téléchargeant ou en la prévisualisant.
- Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, section Paramètres, cliquez sur « Modifier ».
- Modifiez la Langue à utiliser dans les communications.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Modifier la devise d'un contact
Momenteo vous permet de sélectionner la devise dans laquelle vous désirez facturer votre contact. Notez que si vous sélectionnez une devise différente de la vôtre, les factures en mode édition seront toujours affichées dans votre devise à vous.
- Pour modifier la devise de votre contact: Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, section Paramètres, cliquez sur « Modifier ».
- Modifiez la Devise par défaut.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Ajouter ou modifier le taux de change par défaut d’un contact
Si vous facturez dans une devise différente de la vôtre, il est possible que vous ayez une entente sur un taux de change fixe avec votre contact. Par défaut, Momenteo calcule toujours automatiquement le taux de change de Yahoo Finances. Toutefois, vous pouvez ajouter un taux de change par défaut applicable pour un contact en particulier.
- Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, section Paramètres, cliquez sur « Modifier ».
- Modifiez la Taux de change par défaut.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Ajouter une note personnelle pour un contact
Momenteo vous permet d'ajouter des notes personnelles à vos fiches contacts. Vous pouvez ainsi y consigner des renseignements ou tâches.
- Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, rendez-vous sur la barre du menu, cliquez sur l’onglet « Notes ».
- Inscrivez un Titre et votre Note.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
Exempter un client de taxes
Il peut arriver que vous ne chargiez pas de taxes à un client, dans le cas d’une œuvre de charité, par exemple. Si c’est le cas, il est possible d’exempter votre client de taxes.
- Cliquez sur « Contacts » dans la colonne de gauche de votre page.
- Cliquez sur le Contact désiré.
- Dans la Fiche du contact, section Informations de facturation, cliquez sur « Modifier ».
- Cocher la case « Ce client a une exemption de taxes et il ne doit être chargé d’aucune taxe ».
- Cliquez sur « Mettre à jour ».